Ngày 03/6/2024, Câu lạc bộ Khoa học ứng dụng và Phân tích dữ liệu (CLB AS-DA) thuộc Viện Đổi mới sáng tạo và Kinh tế số, Trường Đại học Công nghệ GTVT (Bộ GTVT) phối hợp cùng đơn vị công nghệ cung cấp giải pháp - Công ty Cổ phần Tích hợp Hệ thống Thông tin Toàn Cầu GB (Công ty GB) triển khai Tập huấn kỹ năng số hóa cho số sinh viên Nhóm dự án “Số hóa sổ hộ tịch của UBND huyện Thanh Trì, TP Hà Nội” tham gia thành viên CLB AS-DA (Quyết định thành lập CLB AS-DA đính kèm).
Các thành viên CLB AS-DA tham gia buổi Tập huấn
Số hóa sổ hộ tịch là nhiệm vụ quan trọng đã được nêu rõ trong Luật Hộ tịch và được Quốc hội thông qua ngày 20/11/2014. Để hỗ trợ địa phương triển khai nhiệm vụ của mình, ngày 15/5/2024 Trường Đại học Công nghệ Giao thông vận tải đã ký văn bản Thỏa thuận hợp tác với Công ty Cổ phần tích hợp hệ thống thông tin Toàn Cầu GB (đơn vị cung cấp giải pháp công nghệ) tham gia gói thầu số 01 “Số hóa sổ hộ tịch trên địa bàn UBND huyện Thanh Trì, TP Hà Nội để xây dựng cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc giai đoạn 2023-2025”:
(1) Hợp tác triển khai công việc nhằm hiện thực hóa triến lý đào tạo của Nhà trường: Ứng dụng - Thực học - Thực nghiệm. Qua việc ký kết triển khai thực hiện nhiệm vụ số hóa sổ hộ tịch cho huyện Thanh Trì, Nhà trường đã triển khai việc kết nối môi trường trải nghiệm thực tế cho sinh viên, qua đó tạo sự gắn kết giữa Doanh nghiệp - Nhà trường - Chính quyền địa phương.
(2) Viện Đổi mới sáng tạo và Kinh tế số là đơn vị được Nhà trường giao làm đầu mối cho việc triển khai thực hiện gói thầu số 01 “Số hóa sổ hộ tịch trên địa bàn huyện Thanh Trì, TP Hà Nội” với đơn vị cung cấp giải pháp là Công ty Cổ phần tích hợp hệ thống thông tin Toàn Cầu GB.
(3) Viện đã chủ động phối hợp cùng các Đơn vị, Khoa chuyên môn trong Trường (Trung tâm CNTT-TV; Khoa CNTT; Khoa Công trình; Khoa Kinh tế vận tải) để lựa chọn các sinh viên ưu tú tham gia nhiệm vụ dự án. Viện đã giao Câu lạc bộ Khoa học ứng dụng và phân tích dữ liệu (CLB AS-DA) lựa chọn và tiếp nhận 29 sinh viên tiêu biểu - đảm bảo các yêu cầu về sức khỏe - kiến thức - kỹ năng - thái độ để tham gia nhiệm vụ dự án (Kế hoạch và Danh sách sinh viên tham gia triển khai Dự án đính kèm).
(4) Ngày 03/6/2024, CLB AS-DA đã phối hợp cùng các thành viên Quản lý dự án của của Công ty Toàn Cầu GB triển khai buổi Tập huấn kỹ năng số hóa cho tất cả các thành viên của CLB cùng Nhóm sinh viên được tuyển chọn tham gia dự án. Tham dự buổi tập huấn có sự tham gia của Thầy Bùi Đăng Trình - Phụ trách Văn phòng Viện kiêm Chủ nhiệm CLB AS-DA và Chuyên gia Vũ Tuấn Anh - đại diện Bộ phận chuyên môn của Công ty Toàn cầu GB; và Thầy/ cô trong Viện Đổi mới sáng tạo và Kinh tế số; đặc biệt sự có mặt của hầu hết các bạn sinh viên trong Nhóm dự án “Số hóa sổ hộ tịch”.
ThS. Bùi Đăng Trình - Phụ trách Văn phòng Viện kiêm Chủ nhiệm CLB AS-DA CLUB, phát biểu tại buổi tập huấn
Tham dự buổi tập huấn, ThS. Bùi Đăng Trình - Chủ nhiệm CLB AS-DA nêu rõ công tác số hóa sổ hộ tịch đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc quản lý thông tin dân cư và cung cấp các dịch vụ công hiệu quả. Công tác số hóa sổ hộ tịch giúp: Các cơ quan chức năng tiết kiệm thời gian và nguồn lực khi thực hiện các thủ tục hành chính; Giảm thiểu những rủi ro, đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn của thông tin; Cho phép người dân tra cứu và thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến hộ tịch một cách dễ dàng và nhanh chóng qua internet, không cần phải đến trực tiếp cơ quan hành chính; Thông tin được công khai và minh bạch, giảm thiểu khả năng tham nhũng và lạm dụng quyền lực. Với ý nghĩa vô cùng quan trọng như trên nên đòi hỏi ý thức của những người tham gia công tác số hóa là rất cao. Những người tham gia công tác số hóa cần: Có ý thức trách nhiệm cao trong việc thực hiện công tác số hóa; Nắm vững và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định, quy trình và hướng dẫn liên quan đến công tác số hóa sổ hộ tịch; Phải hiểu rõ tầm quan trọng của việc bảo mật dữ liệu hộ tịch, tránh tiết lộ, sao chép hoặc sử dụng thông tin một cách trái phép; Có ý thức hợp tác và làm việc nhóm giúp đảm bảo công việc được thực hiện một cách hiệu quả, đồng bộ và nhất quán…Không những vậy, các bạn sinh viên sẽ được làm việc trong môi trường nhà nước, các bạn sẽ được trải nghiệm những hoạt động thực tiễn hàng ngày tại cơ sở chính quyền địa phương. Do vậy việc đi lại, ăn mặc, nói năng của các bạn sinh viên cũng cần tuân thủ những yêu cầu, những quy tắc tại nơi làm việc. Đây là một thách thức với các bạn sinh viên nhưng đồng thời cũng là cơ hội để các bạn sinh viên trải nghiệm, trui rèn những kỹ năng trong cuộc sống, giúp các bạn sinh viên tăng tính tự tin, tự chủ trong quá trình phát triển bản thân. ThS. Bùi Đăng Trình cũng nhấn mạnh và tin tưởng rằng, những bạn sinh viên tham gia dự án là những người đã được sàng lọc, lựa chọn nên chắc chắn sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ, giữ được uy tín và hình ảnh tốt đẹp của Nhà Trường.
Chuyên gia Vũ Tuấn Anh - Cán bộ quản lý dự án Công ty Toàn cầu GB trao đổi nghiệp vụ và quy trình triển khai dự án tại buổi Tập huấn
Là người trực tiếp giảng dạy các kỹ năng cần thiết cho công việc số hóa tài liệu, chuyên gia Vũ Tuấn Anh đã nêu rõ cho các bạn sinh viên tham gia tập huấn hiểu rằng công tác scan tài liệu là một phần quan trọng của quá trình số hóa sổ hộ tịch. Công tác scan tài liệu bao gồm các nghiệp vụ khác nhau, mỗi nghiệp vụ có một yêu cầu cụ thể. Để đảm bảo quá trình này diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, chuyên gia Tuấn Anh đã giới các nghiệp vụ cần thiết và hướng dẫn các triển khai từng nghiệp vụ đến các bạn sinh viên, giúp các bạn sinh viên hiểu và có khả năng triển khai thực hiện. Các nghiệp vụ của công tác Scan tài liệu gồm: Chuẩn bị tài liệu (Phân loại và sắp xếp tài liệu; Làm sạch tài liệu; Kiểm tra tình trạng tài liệu); Cấu hình máy scan (Chọn độ phân giải phù hợp; Chọn định dạng file phù hợp; Cài đặt màu sắ); Quá trình scan (Thao tác scan; Kiểm tra chất lượng hình ảnh); Xử lý sau scan (Chỉnh sửa hình ảnh; Gộp và chia tách file); Quản lý và lưu trữ file (Đặt tên file khoa học;Lưu trữ và sao lưu dữ liệu); Bảo mật thông tin (Áp dụng các biện pháp bảo mật; Quản lý quyền truy cập). Chuyên gia Tuấn Anh nhấn mạnh rằng, công tác scan tài liệu đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, thao tác cẩn thận và ý thức trách nhiệm cao. Tuy nhiên, anh cũng tin tưởng rằng với khả năng của các bạn sinh viên tham gia buổi tập huấn, các yêu cầu của công việc scan tài liệu không làm khó được các bạn sinh sinh viên. Hơn nữa, trong quá trình làm việc, bộ phận quản lý dự án của Công ty luôn có nhân viên hỗ trợ tham gia cùng các bạn nên tin tưởng rằng sự hợp tác giữa Trường và Công ty đem lại kết quả tốt đẹp.
Sinh viên Đoàn Hải Long - tham gia tương tác, đặt các câu hỏi nghiệp vụ nhờ cán bộ QLDA của Công ty GB giải thích rõ hơn nhiệm vụ dự án giúp buổi tập huấn được dân chủ và thân thiện, hiệu quả
Sau khi nghe và thực hành một số nghiệp vụ được hướng dẫn tại buổi tập huấn, em Đoàn Hải Long lớp 71DCTT21 đã tham gia trao đổi cùng đại diện Công ty GB. Em Đoàn Hải Long đã cảm ơn sự hướng dẫn của chuyên gia Tuấn Anh, qua hướng dẫn em đã hiểu và đã lắm bắt được những yêu cầu cũng như những nghiệp vụ cần thiết phục vụ công việc. Em cũng hiểu được tầm quan trọng của công việc các em tham gia. Tuy nhiên, bạn Hải Long cũng mong muốn được chuyên gia Tuấn Anh chia sẻ thêm về điều kiện làm việc tại cơ sở, những khó khăn thường mắc phải của những người mới tham gia công việc. Chuyên gia Tuấn Anh cũng đã cho các bạn sinh viên biết là điều kiện làm việc của các bạn tham gia là tốt, đảm bảo. Chuyên gia Tuấn Anh cũng nhấn mạnh rằng khó khăn lớn nhất của những người mới tham gia dự án đó chính là ý thức trách nhiệm và tính chủ động của chính những người tham gia.
Ban Chủ nhiệm khảo sát và lắp đặt thiết bị tại phòng làm việc và CSVC của UBND Huyện Thanh Trì, TP Hà Nội phục vụ không gian làm việc cho Tổ Scan tài liệu một trong những bộ phận triển khai ban đầu của hạng mục Dự án
(Danh sách thành viên Tổ Scan tài liệu đính kèm)
Buổi tập huấn đã cung cấp kiến thức và kỹ năng cần thiết về công tác số hóa tài liệu đồng thời cũng nhấn mạnh vai trò và ý thức trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án. Qua buổi tập huấn, các bạn sinh viên không chỉ nắm vững các nghiệp vụ cần thiết mà còn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của công việc mình tham gia. Đây cũng là cơ hội để các bạn trải nghiệm môi trường làm việc thực tế, trui rèn kỹ năng, tăng cường tính tự tin và chủ động trong quá trình phát triển bản thân. Kết quả từ buổi tập huấn này sẽ là nền tảng vững chắc để các bạn sinh viên hoàn thành tốt nhiệm vụ số hóa sổ hộ tịch, góp phần vào thành công chung của dự án và giữ vững uy tín, hình ảnh tốt đẹp của Trường Đại học Công nghệ GTVT.
Phòng Đổi mới sáng tạo thực hiện./.
