Ngày 21/5/2025 tại Phòng Lab tầng 2 tòa nhà Thư viện Phân hiệu Hà Nội, Nhóm triển khai dự án phát triển và ứng dụng công nghệ vào chuyển đổi số tại Trường Đại học Công nghệ Giao thông vận tải có buổi làm việc cởi mở tại Viện Đổi mới sáng tạo và Kinh tế số là đầu mối tiếp nhận thông tin và giải pháp cùng với Trung tâm Công nghệ thông tin - Thư viện, Phòng Tài chính kế toán, Phòng Hành chính - Quản trị và Viện Phát triển Công nghệ và Giáo dục Edusoft.
Toàn cảnh buổi làm việc giữa các bên tại Viện Đổi mới sáng tạo và Kinh tế số
Đại diện Viện Đổi mới sáng tạo và Kinh tế số (IIDE) là đơn vị đầu mối của Nhóm triển khai 02 gói chuyển đổi số - ứng dụng phần mềm quan trọng: (1) Phần mềm quản lý cơ sở vật chất; (2) Phần mềm quản lý chi tiêu nội bộ. TS. Đào Phúc Lâm - Trưởng phòng Phòng Đổi mới sáng tạo (IIDE) đã chỉa sẻ sự thành công bước đầu của gói (1) Phần mềm quản lý cơ sở vật chất đến nay đã đưa vào vận hành để từng bước hoàn thiện tối ưu đảm bảo yêu cầu của Nhà trường đặt ra sớm bàn giao lại cho Trung tâm CNTT-TV để quản lý hạ tầng và Phòng HC-QT để khai thác, vận hành. TS. Đào Phúc Lâm nhấn mạnh buổi làm việc hôm nay các đơn vị đã cử đại diện đầu mối chuyên môn cùng nhau trao đổi và tiếp tục phát triển gói (2) Phần mềm quản lý chi tiêu nội bộ theo yêu cầu của Nhà trường sẽ giao cho Phòng TCKT đưa vào khai thác vận hành. Đồng thời kế thừa kinh nghiệm và thành quả của gói (1) về CSVC nhóm dự án sẽ triển khai hiệu quả gói (2) về Chi tiêu nội bộ cũng như phát triển chuỗi hoạt động chuyển đổi số của Nhà trường một cách đồng bộ để từng bước phát triển thành đại học thông minh theo lộ trình đến năm 2030.
ThS. Nguyễn Minh Huy - Đại diện thành viên Nhóm dự án chia sẻ và DEMO gói (2) Phần mềm quản lý chi tiêu nội bộ
ThS. Nguyễn Minh Huy - Đại diện thành viên Nhóm dự án giới thiệu các nền tảng tiếp tục đưa vào triển khai đến nay Nhóm dự án đã cư bản hoàn thành và DEMO tại buổi làm việc (2) Phần mềm quản lý chi tiêu nội bộ. Sau khi DEMO, ThS. Nguyễn Minh Huy nhấn mạnh, nền tảng đề xuất đưa vào ứng dụng triển khai thuộc bản quyền của Viện Phát triển Công nghệ và Giáo dục Edusoft - do vậy sẽ rất thuận cho việc Nhóm tiếp tục triển khai và sớm hoàn thiện theo đúng các yêu cầu của Nhà trường. Bên cạnh đó, ThS. Nguyễn Minh Huy chia sẻ về tổng thể Mô hình chuyển đổi số đối với đại học thông minh bao gồm việc ứng dụng công nghệ số vào các hoạt động giảng dạy, quản lý và vận hành của nhà trường, nhằm cải thiện chất lượng đào tạo, nâng cao hiệu quả và trải nghiệm của sinh viên, trong đó các yếu tố chính cấu thành chuyển đổi số tại trường đại học: (1) Chuyển đổi số trong đào tạo; (2) Chuyển đổi số trong quản trị; (3) Cơ sở hạ tầng công nghệ; (4) Tạo một môi trường học tập kết nối và tương tác.
Mô hình chuyển đổi số theo định hướng phát triển thành đại học thông minh
Tiếp theo là phần trao đổi của các đơn vị chuyên môn trong Nhà trường: (1) ThS. Giang Thị Tuyết Nhung - Đại diện Phòng TCKT là đơn vị khai thác, vận hành phần mềm Chi tiêu nội bộ chia sẻ: Qua bản Demo cho thấy, sản phẩm phù hợp với các quy trình hiện nay của Nhà trường tuy nhiên khi triển khai thực tế, có thể sẽ gặp những khó khăn nhất đinh do sự chưa đồng bộ về mặt số liệu của Nhà trường, ví dụ như trong Gói chi tiêu nội bộ có tích hợp phần CSVC - trong khi với nhiều thiết bị chưa được đánh số, … do vậy Nhóm dự án cần kết nối đồng bộ hơn chức năng quản lý giữa các đơn vị để thống nhất một bộ dữ liệu dùng chung, sau khi chuẩn hóa sẽ triển khai cập nhật vào phần mềm như vậy sẽ đem lại hiệu quả cao. ThS. Giang Thị Tuyết Nhung mong muốn Nhóm dự án sớm chuẩn hóa và hoàn thiện gói phần mềm Chi tiêu bội bộ để đưa vào khai thác đáp ứng với quy mô phát triển ngày càng cao của Nhà trường. (2) ThS. Trần Việt Vương - Đại viện Trung tâm CNTT-TV cho biết trong giai đoạn tiếp nhận gói Phần mềm quản lý CSVC cho thấy về kiến trúc phù hợp với đặc thù của một cơ sở giáo dục đại học, để tối ưu hơn cho Nhà trường, Nhóm có thể phát triển phần mềm quản lý CSVC theo 2 phương thức (Quản lý theo các phòng ban và Quản lý theo từng cá nhân sử dụng); (3) KS. Nguyễn Minh Hoàng - Đại diện Phòng HC-QT là đơn vị khai thác vận hành phần mềm đồng tình với ý kiến của ThS. Vương và ThS. Nhung.
ThS. Giang Thị Tuyết Nhung - Đại diện Phòng TCKT là đơn vị khai thác, vận hành phần mềm Chi tiêu nội bộ chia sẻ tại buổi làm việc
Buổi làm việc đã trao đổi chuyên môn để Nhóm dự án tiếp tục phát triển các ứng dụng phần mềm và nâng cấp cho đồng bộ và phù hợp với thực tế của Nhà trường, các nội dung trao đổi và chia sẻ đồng thuận cao được các đơn vị khai thác, vận hành đánh giá cao về tính ứng dụng, dễ triển khai và thân thiện với người dùng. Ngoài ra, cũng tại Buổi làm việc Viện ĐMST&KTS đưa ra ý kiến trao đổi về việc tiếp tục phát triển ứng dụng công nghệ số tích hợp vào hạ tầng số của Nhà trường như: (1) “Hợp đồng thông minh (smart contract) trên nền tảng Blockchain” cho Nhà trường, đặc biệt trong lĩnh vực quản trị số và tự động hóa quy trình; (2) Quản lý hồ sơ sinh viên sử dụng hợp đồng thông minh giúp đảm bảo toàn vẹn dữ liệu, cho phép kiểm soát truy cập theo vai trò và hỗ trợ phân quyền rõ ràng trong hệ thống quản lý học vụ. Mọi thay đổi đều được ghi nhận với dấu thời gian (timestamp), nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm giải trình; (3) Hợp đồng thông minh có thể được ứng dụng trong quản lý hợp đồng lao động, nghiên cứu khoa học và phân bổ tài trợ, tự động hóa các điều khoản như thời hạn, tiến độ, ngân sách và điều kiện thanh toán, việc này giúp giảm thiểu sai sót thủ công, tiết kiệm nguồn lực và đảm bảo tính chính xác trong xử lý; (4) Quản lý học phí và thanh toán dịch vụ thông qua hợp đồng thông minh giúp tự động xác nhận giao dịch, ghi nhận biên lai điện tử và tích hợp với hệ thống kế toán số, giảm thiểu gian lận và tối ưu quy trình tài chính.
Tổng thể ứng dụng CĐS mà Nhóm đang phối hợp đề xuất triển khai cho Nhà trường
Bên cạnh đó, xuất phát từ nhu cầu thực tiễn của Nhà trường, các Khoa, Phòng ban, Viện và Trung tâm đều phải đăng ký và thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm hàng năm, việc xây dựng một phần mềm quản lý tiến độ nhiệm vụ trở nên cần thiết nhằm hỗ trợ Ban Giám hiệu theo dõi, giám sát và đánh giá hiệu quả triển khai công việc một cách toàn diện và kịp thời. Để hỗ trợ hiệu quả công tác này, Phòng ĐMST trao đổi cần xây dựng “Phần mềm quản lý tiến độ nhiệm vụ trọng tâm” tích hợp các chức năng chính: đăng ký nhiệm vụ theo mẫu chuẩn; phê duyệt và phân loại nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên, lĩnh vực; cập nhật tiến độ thực hiện với trạng thái và phần trăm hoàn thành; đính kèm báo cáo, minh chứng. Phần mềm có bảng điều khiển trực quan giúp Ban Giám hiệu theo dõi tổng thể, phát hiện nhiệm vụ chậm tiến độ và gửi cảnh báo tự động. Hệ thống nhắc việc định kỳ, đánh giá nhiệm vụ theo KPI và cho phép tìm kiếm, xuất báo cáo linh hoạt theo đơn vị, lĩnh vực, thời gian. Đây là công cụ quan trọng nhằm nâng cao tính minh bạch, tăng cường trách nhiệm của các đơn vị, đồng thời hỗ trợ điều hành, ra quyết định chính xác, kịp thời. Giải pháp này góp phần thúc đẩy chuyển đổi số nội bộ, hiện đại hóa công tác quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động toàn trường
Với chuỗi hoạt động chuyển đổi số cho Nhà trường, hy vọng Nhóm dự án tiếp tục phát triển kịp thời theo Mô hình chuyển đổi số mà Nhóm đã chia sẻ nhằm từng bước phát triển cơ swor giáo dục đại học thành đại học thông minh theo lộ trình chuyển đổi số của Nhà trường.
Phòng Đổi mới sáng tạo thực hiện./.
